hapec Planalytix

‹Ab in die Zukunft und zurück in die Vergangenheit.› hapec Planalytix ermöglicht Ihnen vorausschauendes Handeln dank vergangenheitsbezogener Analyse und zukunftsgerichteter Planung. hapec Planalytix ist Planungs- und Informationssystem in einem.

hapec Planalytix vereint Analyse und Planung in einer Anwendung. Die Kombination aus vergangenheitsbezogenen Auswertungen mit zukunftsgerichteten Planungsfunktionen schließt den Kreislauf aus Analyse, Planung und Simulation. Durch die einfache Handhabung können Sie ohne größere Vorkenntnisse Ad-hoc-Analysen und Berichte erstellen oder Planwerte erfassen.

Leistungsumfang

  • Planung und Reporting in einem
  • Hohe Performance auch bei großen Datenbeständen
  • Basierend auf OLAP-Technologie
  • Moderne .NET-Technologie
  • Anbindung verschiedener Datenquellen möglich
  • Einfachste Report-Erstellung per ‹Drag & Drop›
  • Dimensions- und mandantenübergreifende Planung
  • Historisieren von Dimensionen
  • Beliebiges Einfügen von Berechnungen und komplexen Formeln
  • Betriebsabrechnungsbogen (BAB): Vereinfachung innerbetrieblicher Leistungsverrechnung, Umlagen und Zuschlagskalkulation
  • Bereichsübergreifende Kennzahlen und Auswertungen
  • Ampelfunktion zur Kennzeichnung kritischer Wertebereiche
  • Einfache und zeitsparende Geschäftsplanung und Budgetierung
  • Beliebige Strukturierung des Planungsmodells
  • Einlesen von Ist-Daten aller Geschäftsbereiche als Planungsgrundlage
  • Simulation von Szenarien in allen Bereichen
  • Top-down- und Bottom-up-Planung
  • Beschleunigung der Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse
  • Verbesserung der Planungs- und Prognosequalität
  • Umfassendes Berechtigungskonzept
  • Kurze Einführungszeiten
  • Intuitive Benutzerführung: Design angelehnt an Office 2010, Formelerstellung analog zu Excel

Referenzprojekte — hapec Planalytix

Arbeiter-Samariter-Bund Landesverband Hessen e.V. Wirtschaftsplanung im Gesundheitswesen

Die Wirtschaftsplanung erfolgt dezentral in den jeweiligen Regional- und Ortsverbänden. Hierfür wurde eine einheitliche Planungsstruktur aufgebaut, bestehend aus zwei alternativen GuV-Strukturen (bis auf Sachkontenebene), Kostenstellenhierarchie sowie der Dimension Zeit (Jahre, Quartale, Monate). Dies soll sicher stellen, dass alle Verbände eine einheitliche Vorgehensweise für die Planung nutzen. Dabei lassen sich die Werte sowohl in zentral bereitgestellten als auch in individuellen Masken erfassen.

Um das Folgejahr zu planen werden zunächst basierend auf den bestehenden Ist-Daten des bisherigen Jahres in einer Hochrechnung Werte für das restliche Jahr ermittelt. Diese Monatswerte können als Ausgangsbasis bzw. Vorschlag für die Planung des Folgejahres genutzt, jedoch auch beliebig angepasst werden.

In einer Kostenumlage nach dem Stufenleiterverfahren werden sowohl Plan- als auch Ist-Werte pro Monat je Sachkonto und Kostenstelle verteilt. Zur Verrechnung der Gebäudekosten werden als Bezugsgrößen die den Kostenstellen zugeordneten Flächen genutzt. Im Anschluss erfolgt die interne Verrechnung (Umlage) weiterer Gemeinkostenbereiche, wobei als Umlageschlüssel die Planwerte ausgewählter GuV-Positionen zu Rate gezogen werden. Aufgrund des in sich geschlossenen Systems wird sichergestellt, dass die Be- und Entlastungen der verschiedenen Kostenstellen stets ausgeglichen und jederzeit nachvollziehbar sind.

Das Berichtswesen wird ebenfalls mit hapec Planalytix abgebildet. Dabei erfolgt der laufende Plan-Ist-Vergleich mit automatisch aktualisierten Daten. Neben den zentral vorgegebenen Standardberichten kann jeder Anwender individuelle Berichte selbst erstellen.

 

»Im Rahmen der veränderten Anforderungen in den letzten Jahren im Gesundheitswesen ist eine erfolgreiche Unternehmenssteuerung und Geschäftsplanung ohne ein effizientes MIS nicht möglich.
Hier haben wir in hapec einen kompetenten Partner gefunden, der uns mit der Anwendung hapec Planalytix ein Produkt zur Verfügung stellte, bei welchem es sich um ein flexibles und leistungsfähiges Management-Informations-System handelt.
Mit hapec Planalytix können wir unsere komplexen und vielschichtigen Strukturen im Rechnungswesen und in der Kostenrechnung mühelos abbilden, das Reporting und Analysen mit aktuellen Daten sicherstellen und mehrdimensionale Planungen und Hochrechnungen effizient durchführen. Uns ist somit möglich, schnell und vorausschauend zu handeln und damit veränderte Anforderungen und Entwicklungen in unserer Branche zeitnah in ihrer monetären Auswirkung darzustellen. Eine wesentliche Grundlage unserer Handlungen bilden die Informationen aus unserem leistungsstarken MIS hapec Planalytix.
«

Torsten Seehaas,
Referent Rechnungswesen

Deutsche Provinz der Salesianer Don Boscos 3-stufige Deckungsbeitragsrechnung & Liquiditätscontrolling

In diesem Projekt wurden eine dreistufige Deckungsbeitrags- rechnung der Plan- und Ist-Werte für über 20 Mandanten sowie ein mandanten-übergreifendes Liquiditätscontrolling abgebildet.

Der Aufbau einer einheitlichen mandanten-übergreifenden Deckungsbeitragsstruktur sowie mandantenspezifischen Kostenstellenstrukturen in hapec Xstruct bildeten die Voraussetzung für einen Umlageprozess aller Mandanten in einem Planalytix-Würfel. Anhand erfasster Verteilungsschlüssel werden die Salden der Hilfskostenstellen auf die verschiedenen Hauptkostenstellen umgelegt und fließen in den Deckungsbeitrag (DB) II ein.

Die Auswertungen erlauben nun kostenstellen- bzw. bereichs- spezifische Betrachtungen des DB I (vor Umlage) und des DB II (nach Umlage) für die Werte Ist, Plan, kumuliert (aufsummierte Monatswerte des lfd. Jahres) sowie den Vergleich zum Vorjahr, mandanten-übergreifend oder mandanten-individuell.

die STEG Stadtentwicklung Projektcontrolling in der Baubranche

Auswertung der Kostenrechnung und Kostenstellenumlage, Kostenträgerverrechnung (allg. Leistungsverrechnung), Anbindung von externen Plandaten und Planung zentraler Bereiche, Soll-Kalkulation mit Hilfe von hapec Planalytix, Reporting mit der hapec CPM Platform (auf Basis IBM Cognos 10)

Auswertung der Finanzbuchhaltung (Hauptbuch, Offene Posten, Debitoren-/ Kreditorenumsätze, Anlagenbuchhaltung)

Umfassende Integration von GAP-Altdaten in das Data Warehouse zur gemeinsamen Auswertung mit den aktuellen Daten aus der Sage Office Line

«Unsere Projekte haben eine lange Laufzeit. Das Controlling erfordert daher das Vorhalten von großen Datenmengen über einen langen Zeitraum. Mit der hapec-Lösung haben wir erstmals die Möglichkeit, unsere Daten so auswerten zu können, wie wir es benötigen: flexibel, zuverlässig und mit überschaubarem Zeitaufwand.»

Juliana Schad,
Abteilungsleiterin Finanzen

ICP München - Integrationszentrum für Cerebralparesen Kostenumlage: Mandantenübergreifende mehrstufige Kostenumlage mit flexiblen Verteilungsschlüsseln

Die individuell aufgebaute Lösung umfasst einen 3-stufigen Umlage­prozess, in dem die Kosten der speziellen Hilfs­kosten­stellen zunächst auf alle Mandanten umgelegt werden, anschl. innerhalb der Mandanten auf die Bereiche und final auf die gewünschten Hauptkostenstellen: von Kostenart auf Kostenart.

Die anteilige Verteilung der Hilfskostenstellen auf die jeweils nächste Stufe erfolgt anhand eines zuvor definierten Umlage­schlüssels. Für jede Umlage-Stufe lassen sich unterschiedliche Umlageparameter verwenden bzw. die Verteilungsschlüssel frei definieren.

Als Grundlage für verschiedene Berichte wurde neben der Umlage selbst, ein alle Mandanten übergreifender Auswertungs­würfel erstellt, der sowohl periodenspezifische als auch kumulierte Werte vor und nach Umlage enthält.

»Früher haben wir für die Kostenumlage eine Woche benötigt. Seit dem wir die hapec Lösung einsetzen, dauert der Umlageprozess nur noch 30 Minuten.«

Alfons Forstpointner,
stellv. Geschäftsführer

Lebenshilfe Bernburg gGmbH Wirtschaftsplan

MICOS konzept

Non-Profit

MICOS

Aufbauend auf der Beispiellösung "hapec Finanzplan" wurde für die Lebenshilfe Bernburg mit hapec Planalytix eine einfach zu bedienende und schnell einsetzbare Lösung für die  kosten­stellenbezogene GuV-Planung und das tägliche Berichtswesen erstellt.
Aufgrund der äußerst knappen zeitlichen Ressourcen bei der Lebenshilfe Bernburg wurden die Kernfunktionen des Wirtschaftsplans fokussiert. So kann die Handhabung einfach gehalten werden, ohne jedoch auf die leistungsfähigen Hoch­rechnungsfunktionen zu verzichten, um den Planungs­prozess optimal zu unterstützen. Die bestehende GuV- und Kosten­stellen­hierarchie wird mit Hilfe von hapec Xstruct aus MICOS konzept REVIO ausgelesen und direkt in das Planungssystem als Auswertungs- und Planungsstruktur integriert. Die Pflege der Strukturen erfolgt jedoch auch weiterhin zentral in REVIO.
Dank der intuitiv zu bedienenden Nutzeroberfläche waren die Anwender bereits nach dem ersten Tag Schulung in der Lage, Berichte bzw. Auswertungen sowie Eingabemasken für die Planung selbst zu erstellen. Ebenso finden die tagesaktuellen Soll-Ist-Vergleiche rege Anwendung. Die Einrichtung wird optimal im Tagesgeschäft unterstützt, ohne größeren Einarbeitungs­­aufwand oder wiederkehrende Orientierungs­schwierigkeiten – bisher eine große Hürde, die nun überwunden wurde.

»Die Zusammenarbeit mit dem für unser Projekt verantwortlichen Mitarbeiter Herrn Schneider gestaltete sich zu jedem Zeitpunkt produktiv, unkompliziert und sehr flexibel. Durch die immer zur Verfügung stehenden Berichte, die sich auch sehr einfach zusammenstellen lassen, konnten Zeit-Ressourcen geschaffen werden. Bisher wurden die Auswertungen per PDF zu bestimmten Stichtagen dem Geschäftsführer zur Verfügung gestellt. Dieser hat durch die neue Lösung nun zeitnah und selbständig die Möglichkeit, sich die Auswertungen anzusehen.

Durch die Möglichkeit der schnellen Umstellung von Kostenstellen und Perioden kann man sich sofort über die einzelnen Fachbereiche und das Gesamtunternehmen einen Überblick verschaffen und Rückschlüsse aus Vergleichszahlen ziehen.

Für verschiedene Planungsmöglichkeiten steht aus unserer Sicht mit Planalytix eine Lösung zur Verfügung, die es uns im Vergleich zur zuvor genutzten Variante ermöglicht, ebenfalls zeitsparend einen Jahresplan zu erarbeiten. Im durch die Berichterstellung möglichen Plan-Ist-Vergleich können wir dann auch Szenarien „durchspielen“.

Die problemlose Handhabung des Programms war ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Umsetzung des Projektes.«

Manuela Ebert,
Verwaltungsleiterin

Lebenshilfe Werkstätten e. V. Schmerlenbach Wirtschaftsplan mit integrierten Detailplänen für Pflegesatz- und Produktionserlöse, Personalkosten und Investitionen

Mittels hapec Planalytix wurde ein umfassendes Wirtschafts- planungssystem mit integrierten Detailplänen für Pflegesatz- erlöse, Produktionserlöse, Personalkosten sowie einem Investitions-Plan entwickelt. Ausgehend von dem Anwendungs- beispiel hapec Finanzplan wurde die Lösung um die genannten individuellen Anforderungen der Lebenshilfe Schmerlenbach erweitert. In den Detailplänen werden Plan-Vorschlags-Werte basierend auf den Ist-Daten des laufenden Jahres und des Vorjahres ermittelt. Diese lassen sich als Planzahl direkt übernehmen oder bei Bedarf abändern.

Die Hierarchie-Ebene zum Eingeben der Planwerte ist in allen Teil-Bereichen frei wählbar. Der Anwender entscheidet selbst, ob bspw. GuV-Positionen oder einzelne Sachkonten, Kostenstellen-gruppen oder einzelne Kostenstellen, Jahre oder Monate beplant werden. Denn entsprechend der gewählten Planungsebene werden die Daten anschließend automatisch durch das System auf die unteren Ebenen verteilt oder in übergeordneten Ebenen zusammengefasst bzw. aggregiert. Frei von möglichen Über- schneidungen oder Redundanzen werden die Werte aus den Detailplänen und den direkt beplanten GuV-Positionen auto- matisiert zusammengeführt. Ganz ohne weiteres manuelles Zutun entsteht dabei ein täglich aktueller Soll-Ist-Vergleich, der die Plan-Werte den tatsächlichen Ist-Werten gegenüber stellt.
Das darauf aufbauende Berichtswesen zum Wirtschaftsplan wird über das webbasierte Portal der hapec CPM Platform abgebildet. Auf diese Weise stehen die Berichte jederzeit den Anwendern zentral über das Firmennetzwerk zur Verfügung oder werden per Email zugestellt.

"Mit dieser Plansystematik sind wir einen entscheidenden Schritt weitergekommen. Der erste große Vorteil liegt darin, dass über die gesamte Planphase bis zum Planabschluss der Bezug zu den sich parallel weiterentwickelnden Ist-Zahlen dynamisch einfließen kann. So haben Überlegungen und Diskussionen zu möglichst realistischen Plangrößen jederzeit ohne Mehraufwand den aktuellen Bezug. Der zweite Vorteil liegt darin, dass direkt bei den Plankonferenzen die Planparameter den neuesten Erkenntnissen angepasst und ihre Auswirkung in das Gesamtgefüge eingerechnet und dann sofort sichtbar gemacht werden können. Die Produktionserlöse konnten auch bisher schon recht zutreffend kalkuliert werden. Hier wurde im Wirtschaftsplan ein Planvorschlag auf der Basis der letzten 12 Monate errechnet für die Top-5 Kunden und die übrigen Kunden gesammelt. Das erhöht noch mal die Plansicherheit. Von größter Bedeutung ist für uns die möglichst exakte Vorausplanung der zu erwartenden Pflegesatzeinnahmen und der entstehenden Personalkosten. Bei der Berechnung der Personalkosten bietet das Instrumentarium der Personalkostenhochrechnung in MICOS konzept eine sehr gute Basis. Allerdings müssen dann noch die damit errechneten Werte mit der vorgesehenen Umlagelogik in den Wirtschaftsplan möglichst automatisiert einfließen können. Dies konnte sehr gut gelöst werden. Für die Pflegesatzerlöse sind erst mal entscheidend wie viele Personen in welcher Hilfebedarfsgruppe in welchem Zeitraum wahrscheinlich betreut werden Diese Aussage kann jeweils vor Ort mit einiger Sicherheit getroffen werden. Die Auslastungsschwankungen übers Jahr hinweg werden vom Plansystem bei den Ist-Zahlen analysiert und in der Planung als Vorschlagswert miteingerechnet. Wir sind sehr zuversichtlich, damit eine deutlich bessere Plangenauigkeit zu erzielen. In diesem Jahr konnten wir die Systematik des Wirtschaftsplans erstmals komplett im Echtbetrieb umsetzen. Insgesamt hat der Planprozess dadurch deutlich mehr an Transparenz gewonnen. Wir sind uns gewiss, damit ein Höchstmaß an Plangenauigkeit realisiert zu haben. Jetzt liegt es an uns, aus den vorliegenden Zahlen die zutreffenden Schlüsse zu ziehen und zeitnah und sachgerecht zu agieren. "

Georg Rausch,
Bereichsleiter Sozialdienst

Lebenshilfe Werkstätten e. V. Schmerlenbach Personalkostenplan basierend auf der MICOS Personalkostenhochrechnung mit einfacher Umlage

MICOS konzept PROVIA dient der Personalabteilung zur Planung der Personalkosten anhand des Stellenplans und der darauf aufbauenden Personalkostenhochrechnung (PKHR). Die Ergebnisse dieser PKHR werden in den in hapec Planalytix erstellten Personalplan je Sachkonto, Kostenstelle und Monat eingelesen, um eine automatische Aggregation auf Sachkonten-, Kostenstellengruppen und Jahre zu ermöglichen. Weiterhin werden die für die einstufige Kostenumlage erforderlichen Verteilungsschlüssel als Prozentwerte erfasst, so dass die Kosten intern unmittelbar verrechnet werden können. Das Ergebnis – der Personalkostenplan nach Umlage – ist direkt in den Wirtschaftsplan integriert und wird den tagesaktuellen Ist-Daten aus MICOS konzept REVIO gegenüber gestellt.

Lebenshilfe Werkstätten e. V. Schmerlenbach Pflegesatzerlösplan

Der Erlös aus Pflegesätzen wird anhand der aktuellen Ist-Daten aus MICOS konzept BEVIA in hapec Planalytix pro Kostenstellen­gruppe und Leistungsartengruppe auf beliebigen Ebenen geplant. Er berechnet sich aus den geplanten Tagessätzen und den sog. geplanten abzurechnenden Volltagen. Mittels hapec Xstream werden durchschnittliche Tagessätze als Grundlage für die Plan-Tagessätze ermittelt. Diese lassen sich sowohl über prozentuale Veränderungen anpassen, als auch manuell überschreiben. Die Planung der abzurechnenden Volltage setzt sich aus Plan­werten der Anzahl zu betreuender Personen sowie deren Fehlzeitanteile zusammen. Basierend auf den in BEVIA gebuchten Daten des aktuellen Jahres werden per Hochrechnung für beide Größen Vorschlagswerte ermittelt.

Der produktive Einsatz dieses Planungssystems hat gezeigt, dass bereits die Vorschlagswerte der Pflegesatzerlöse, die aktuelle Erlössituation deutlich besser für das Planjahr widerspiegeln, als lediglich Salden fortzuschreiben. Für die finalen Plan-Pflege­satzerlöse finden zusätzlich die für das kommende Jahr zu erwartende Entwicklung der Tagessätze, Betreutenzahlen und Fehlzeitanteile Berücksichtigung, indem diese Größen manuell angepasst werden. In einem Soll-Ist-Vergleich werden den geplanten Erlösen die tagesaktuellen Ist-Daten aus MICOS konzept BEVIA gegenübergestellt. Die Planung dieses Teil­bereiches wird zusammen mit anderen Detailplänen in dem sog. Gesamtplan zusammengeführt und in einem Soll-Ist-Vergleich gegenüber gestellt. Im Betriebsabrechnungsbogen (BAB) werden schließlich die Ergebnisse aller Detailpläne pro Kostenstelle bzw. Kostenstellengruppe übersichtlich dargelegt.

Lebenshilfe Werkstätten e. V. Schmerlenbach Produktionserlösplan

Um den Aufwand für die Planung der Produktionserlöse so gering wie möglich zu halten, werden in hapec Planalytix die aktuellen Ist-Daten aus der Produktion zu Rate gezogen. Basierend auf den aus MICOS konzept KOLOGIO ausgelesenen Erlösen werden Durchschnittswerte für die noch offenen Monate des aktuellen Jahres berechnet und als Plan-Vorschlag in das Folgejahr übernommen. Bei Bedarf lassen sich die Werte jedoch auch (auf jeder beliebigen Aggregationsebene) manuell anpassen.

Als Besonderheit dieses Planungsmodells lassen sich die Kunden anhand der Erlöse der vergangenen 12 Monate klassifizieren. Die Top-5-Kunden des jeweiligen Produktionsstandortes werden separat betrachtet, alle anderen unter „Sonstige Kunden“ zusammengefasst und entsprechend als Summe geplant. Anschließend werden die Plan-Erlöse wieder auf die einzelnen Kunden verteilt. Entgegen dieses Top-5-Ansatzes ließe sich jedoch auch jeder Kunde separat betrachten.

Täglich aktuell werden die ermittelten Planzahlen des Produktionserlöses den tatsächlichen Ist-Daten aus KOLOGIO gegenübergestellt. Die Planung dieses Teilbereiches wird zusammen mit anderen Detailplänen in dem sogenannten Gesamtplan zusammengeführt und in einem Soll-Ist-Vergleich den Werten aus MICOS konzept REVIO gegenüber gestellt. Im Betriebsabrechnungsbogen (BAB) werden schließlich die Ergebnisse aller Detailpläne pro Kostenstelle bzw. Kostenstellengruppe übersichtlich dargelegt.

Marburger Altenhilfe St. Jakob GmbH Kostenumlage in der Seniorenpflege

«Mit der hapec Lösung haben wir im Controlling einen hohen Transparenzgewinn durch Ermittlung von Spartenergebnissen und Prüfung unserer Kalkulation erreicht.»

Andreas Kucher,
Leiter Finanzen

Paritätische Lebenshilfe Schaumburg-Weserbergland GmbH Planung und Berichtswesen

MICOS konzept

Non-Profit

MICOS

Wirtschaftsplanung und bereichsübergreifendes Berichtswesen auf Basis der Finanzbuchhaltung, der Kostenrechnung, der Leistungsabrechnung und der Lohnbuchhaltung. Vor allem die Abbildung von bereichsübergreifenen Steuerungskennzahlen und Quoten steht im Mittelpunkt der webbasierten Auswertungslandschaft.

«Mit der hapec-Plattform haben wir den Geschäftsbereichsleitungen ein modernes Management-Informationssystem an die Hand gegeben, mit dem diese schnell die wirtschaftliche Situation ihrer Einrichtungen erkennen können und dadurch konsequent auf Abweichungen reagieren.»

Nils Hartwig
Projektleiter, Controlling

 

Saarländischer Schwesternverband e.V. Controlling, Finanz- und Rechnungswesen

MICOS konzept

Gesundheitswesen, Non-Profit

MICOS

«hapec bietet uns die Möglichkeit, Daten aus den vierschiedensten Unternehmensbereichen zusammen zu führen und damit in der hapec CPM Platform (IBM Cognos 10) aussagekräftige Auswertungen zu erstellen. Es ist uns damit gelungen, ein Management-Informationssystem zu entwickeln, das einen schnellen und einfachen Zugriff auf alle wichtigen Auswertungen ermöglicht.»

Sandra Baus,
Projektleiterin, Buchhaltung