Unsere Werkzeuge machen wir passend.

Sage Office Line

Die individualisierbare Business-Software für den Mittelstand

Die Office Line bietet Ihnen die optimale Basis für den Einstieg in eine umfassende ERP-Lösung. Mit der Office Line erhalten Sie eine Komplettlösung, die bereits alle wesentlichen Geschäftsprozesse von vornherein abdeckt. Bei der Entwicklung der Office Line standen drei Aspekte im Vordergrund: überdurchschnittliche Funktionalität, die Einbindung modernster Technologie und hohe Individualisierbarkeit. Das Ergebnis: eine funktionsstarke, auf Microsoft-Office-Standards basierende Lösung, die ein Höchstmaß an Flexibilität bietet und sich perfekt in Ihre Arbeitsprozesse integrieren lässt. Über 10.000 zufriedene Kunden sind der beste Beweis für die Sicherheit und Stabilität der Office Line.

Beschreibung

  • Rechnungswesen
  • Warenwirtschaft
  • Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung
  • Individuelle Belegarten und flexible Workflows
  • Auftragsbearbeitung, vom Angebot bis zur Rechnung
  • Bestellwesen, Lagerwirtschaft Integrierte Lagerwirtschaft mit Lagerplatzverwaltung
  • Dialog- und Stapelbuchung

Referenzprojekte

3T Supplies AG EAI – Verkaufsbelegserstellung im ERP System

Aus mehreren von 3T betriebenen Webshops werden Kunden­bestellungen automatisch aus beim Provider gehosteten mySQL Datenbanken sowie aus automatisch per FTP herunter geladenen Textdateien eingelesen.

Über die in hapec Xstream verarbeiteten Daten werden dann automatisch in der Sage Office Line Kundenkontos aktualisiert oder angelegt sowie Verkaufsbelege erstellt. Die Bestellung werden zur Abwicklung an verschieden Logistikzentren über­tragen. hapec Xstream aktualisiert stündlich Produkt-, Lager­bestands- und Bestellstatusdaten in den Webshops und verbucht in der Sage Office Line automatisch eingehende Zahlungen der Webshops.

Vielschichtige Analysen der Produktionsplanung, des Controlling und weiteren Geschäftsbereichen werden in hapec Reporting und hapec Analysis bereit gestellt

Beim Kunden sind eine Vielzahl an Datenquellen angebunden. Es werden mySQL, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, Microsoft Excel, Microsoft Access und Textdateien mit hapec Xstream integriert. Zum Download der Textdateien wird der FTP Task in Xstream verwendet. Die Belege werden mit einem  Integrations­task für das ERP System Sage Office Line direkt aus hapec Xstream heraus erstellt.

»hapec Xstream ermöglicht die zuverlässige Abwicklung der Prozesse rund um unsere Internetshops mit verschiedensten Datenbank­anbindungen. Durch den kompetenten Support von hapec können wir bei Fehlern schnell eingreifen und werden bei Erweiterungen und Anpassungen des Systems immer gut unterstützt.«

Sascha Wirch,
CTO

ASB Bundesverband Finanz- und Vertriebsplanung im Gesundheitswesen

«Dank der Möglichkeit mehrdimensionale Analysen durchzuführen und individuelle Berichte zu gestalten, bietet hapec Analysis die fundierte Basis für unsere Entscheidungen. Selbst aus sehr großen Datenmengen entstehen unsere Berichte quasi in Echtzeit. Mit hapec Planning haben wir unsere Kostenstellen jederzeit im Griff. Wir sind in der Lage verscheidene Planungsszenarien zu entwerfen oder auch Forecasts durch zu führen und können somit schnell auf Änderungen der Rahmenbedingungen im Gesundheitssektor reagieren.»

Michael Zeitmann,
Referatsleiter Rechnungswesen/Controlling

Berufsförderungswerk München gGmbH Kostenstellenumlage

Nach dem Stufenleiterverfahren werden in einem 4-stufigen Umlageprozess die Hilfskostenstellen verursachungsgerecht umgelegt und im Betriebsabrechnungsbogen (BAB) abgebildet. Bei dieser innerbetrieblichen Leistungsverrechnung werden die Umlageschlüssel automatisch ermittelt, können jedoch auch manuell gesteuert werden.

Berufsförderungswerk München gGmbH Wirtschaftsplanung

Bei dem BFW München wurde ein komplexer Wirtschaftplanungs-Prozess mittels hapec Planning abgebildet. In diesem sind zahl­reiche Detailpläne integriert (Lehrgangs- & Maßnahmenplan, Personalplan inkl. TDS Personalkostenhochrechnung, Fort­bil­dungs­plan, Investitionsplan, Anlagenplan inkl. AfA-Vorschau aus der Sage Office Line, Erfolgsdirektplan für sonstige BWA- Positionen), welche direkt in die Gesamtplanung einfließen.
Durch die tägliche Aktualisierung der Buchungs- und  Stamm­datenim gesamten System sind fortwährend Plan-Ist-Vergleiche für die Teilnhemerstatistik sowie für die GuV bzw.  Deckungs­beitrags­rechnung inkl. Prognose verfügbar, so dass sich der gesamte Prozess zentral steuern und überwachen lässt.
Das Berichtswesen wird in hapec Analysis sowie dem hapec Planning-Excel-Add-In zentral abgebildet und über hapec Xstream werden einzelne Berichte automatisiert an verschiedenste Adressaten verteilt.
Für die umfassende Erfolgs- und Finanzplanung wurden die Ist-Daten sowie die AfA-Vorschau aus den genannten Vorsystemen in hapec Planning integriert. Die Anbindung, Zusammenführung und Aufbereitung der Daten erfolgt über hapec Xstream und die zentrale Verwaltung der Auswertungs­strukturen (GuV, Kostenstellenhierarchie, Maßnahmen­struktur) in hapec Xstruct.

"Das komplexe Projekt wurde trotz eines engen Zeitrahmens fristgerecht umgesetzt. Ohne Zeitverzögerung konnte unsere detaillierte Wirtschaftsplanung mit der neuen Lösung erstellt werden. Am meisten begeistert mich die flexible Berichtserstellung mittels Excel-Add-In. Auf einfache Art und Weise kann ein Berichtswesen aufgebaut werden, Ad-hoc-Auswertungen sind schnell und flexibel erstellt."

Sandra Trohorsch,
Controlling

Biedermann Motech GmbH & Co. KG Controlling im Gesundheitswesen

Sage Office Line

Gesundheitswesen

hapec GmbH Standort Leipzig

hapec_successstory_biedermannmotech_121011.pdf

«Die vorkonfigurierte hapec-Lösung ist sofort einsatzbereit und genau auf unsere Bedürfnisse als mittelständisches Unternehmen zugeschnitten. Wir müssen uns nicht mit der Technik auseinandersetzen, sondern können sofort die Funktionalitäten der Software nutzen.»

Stefan Deuring,
Kaufmännischer Leiter

BORA Lüftungstechnik GmbH Auswertungen in den Bereichen Vertrieb, Einkauf, Logistik, Rechnungswesen und CRM

BI Studio und Xstream werden für eine Vielzahl von Auswertungen aus den Bereichen Vertrieb, Einkauf, Logistik, Rechnungswesen und CRM verwendet. Die Berichte werden über das BI Studio Menü an mehreren Arbeitsplätzen aufgerufen oder über einen automatischen Export und E-Mailversand an die Berichtsempfänger verteilt.

 

Beispiele für Auswertungen:

Aktueller und historischer Auftragseingang, Vertriebsauswertungen, Umsatz Plan-Ist Vergleiche / rollierende Planung, Lagerbestandsüberwachung, Bestellwesen, Marketingauswertungen aus Sage CRM, Buchhaltung und offene Posten aus Datev.

Datron AG Finanzen, Verkauf/Vertrieb, Lager, Kunden

Sage Office Line

Produktion

Desk GmbH

hapec Finance BIA,
hapec Sales BIA,
hapec Storage BIA,
hapec Customer BIA

Deutsche Provinz der Salesianer Don Boscos 3-stufige Deckungsbeitragsrechnung & Liquiditätscontrolling

In diesem Projekt wurden eine dreistufige Deckungsbeitrags- rechnung der Plan- und Ist-Werte für über 20 Mandanten sowie ein mandantenübergreifendes Liquiditätscontrolling abgebildet.

Der Aufbau einer einheitlichen mandantenübergreifenden Deckungsbeitragsstruktur sowie mandantenspezifischen Kostenstellenstrukturen in hapec Xstruct bildeten die Voraussetzung für einen Umlageprozess aller Mandanten in einem Planalytix-Würfel. Anhand erfasster Verteilungsschlüssel werden die Salden der Hilfskostenstellen auf die verschiedenen Hauptkostenstellen umgelegt und fließen in den Deckungsbeitrag (DB) II ein.

Die Auswertungen erlauben nun kostenstellen- bzw. bereichsspezifische Betrachtungen des DB I (vor Umlage) und des DB II (nach Umlage) für die Werte Ist, Plan, kumuliert (aufsummierte Monatswerte des lfd. Jahres) sowie den Vergleich zum Vorjahr, mandantenübergreifend oder mandanten-individuell.

Deutsches Institut für pädagogische Forschung Wirtschaftsplanung für Institutshaushalt

Bereitstellung von Bilanzauswertungsstrukturen der Sage Office Line (GuV und BWA) für flexible kostenstellenbezogene und zeitraumbezogene Analysen;  Aufbereitung von Quelldaten aus verschiedenen Systemen, um eine integrierte Betrachtung von Personalstammdaten und -Abrechnungsdaten zu erreichen

«Das DIPF nutzt seit vielen Jahren die Produktpalette von hapec. Die meisten Anwendungen wurden zusammen mit hapec entwickelt und werden stetig weiter entwickelt. Für das Controlling unseres Institutshaushaltes sind die hapec-Produkte unverzichtbare Werkzeuge.»

Dr. Bernd Wälz,
Finanzplanung und Controlling

die STEG Stadtentwicklung Projektcontrolling in der Baubranche

Auswertung der Kostenrechnung und Kostenstellenumlage, Kostenträgerverrechnung (allg. Leistungsverrechnung), Anbindung von externen Plandaten und Planung zentraler Bereiche, Soll-Kalkulation mit Hilfe von hapec Planalytix, Reporting mit der hapec CPM Platform (auf Basis IBM Cognos 10)

Auswertung der Finanzbuchhaltung (Hauptbuch, Offene Posten, Debitoren-/ Kreditorenumsätze, Anlagenbuchhaltung)

Umfassende Integration von GAP-Altdaten in das Data Warehouse zur gemeinsamen Auswertung mit den aktuellen Daten aus der Sage Office Line

«Unsere Projekte haben eine lange Laufzeit. Das Controlling erfordert daher das Vorhalten von großen Datenmengen über einen langen Zeitraum. Mit der hapec-Lösung haben wir erstmals die Möglichkeit, unsere Daten so auswerten zu können, wie wir es benötigen: flexibel, zuverlässig und mit überschaubarem Zeitaufwand.»

Juliana Schad,
Abteilungsleiterin Finanzen

GMG GmbH & Co. KG Unternehmensweites Berichtswesen inkl. Planung

Tagesaktuelle Sales-Berichte mit individuell aufgebauten Strukturen für das weltweite Reporting; monatliches Finanz­reporting in zwei Sprachen (deutsch, englisch) mit verschiedenen Strukturen; Überwachung der Lizenzverwaltung sowie automat. fertig formatierte Preislisten mit Anbindung an die Quelldaten im Vorsystem in 4 verschiedenen Sprachen (deutsch, englisch, französisch, spanisch)

Unternehmensplanung mit integrierten Detailplänen für die Absatzplanung, Wareneinsatzplanung sowie für die Kosten- und Bilanzplanung

«Mit hapec haben wir ein Tool, das uns Auswertungen über mehrere Datenbanken hinweg ermöglicht. Nicht nur für das Controlling, auch für den täglichen Überblick über Softwarelizenzen und für das Erstellen von Preislisten nach Corporate Design Vorgaben ein unverzichtbares Werkzeug.»

Jutta Weber,
Manager Administration

Good Vita GmbH Warenwirtschaftliche Analysen mit Anbindung der aktuellen Daten aus dem Webshop

Anbindung und Auswertungen des Webshops www.goodvita.de,
Good Vita GmbH ist ein Tochterunternehmen der WINDSTAR MEDICAL AG

Die hapec BI Studio-Berichte werten alle Webshop-Bestellungen unter anderem nach Kunden und Artikeln aus. Somit wird das Produktportfolio stetig optimiert und der Erfolg des Webshops verbessert. Auswertungen zur Lagerhaltung liefern alle notwen­digen Entscheidungskriterien und Kennzahlen für eine optimale Lagerhaltung und senken somit deren Kosten. hapec BI Studio ist die ideale Auswertungsplattform für die warenwirtschaft­lichen Prozesse im Good Vita-Webshop.

Heiligenfeld GmbH Finanzplanung & Controlling für Krankenhäuser & Kliniken

«Als erfolgreiche Unternehmensgruppe und Klinikbetreiber mit einer Bildungseinrichtung und einem medizinischen Versorgungszentrum erforderte unser stetiges Wachstum neue professionelle Lösungen und Werkzeuge. Weg von aufwändiger manueller Planung, Verprobung und zeitverzögertem Reporting hin zu automatisiertem Berichtswesen mit tagesgenauen Auswertungen und individuellen auf unsere Anforderungen abgestimmten Analysen. Mit hapec haben wir einen professionellen Partner mit einem professionellen Werkzeug gefunden, mit dem wir uns weiterentwickeln können.»

Michael Lang,
Mitglied Unternehmensleitung

ICP München - Integrationszentrum für Cerebralparesen Kostenstrukturanalyse

Das hapec BI Studio wird aktuell mit Schwerpunkt der Kosten­rechnung eingesetzt. Alle 9 Mandanten bzw. Einrichtungen werden mit sämtlichen Kosten-Informationen in einem einzigen Würfel ausgewertet. Dies ermöglicht den direkten Kosten-Vergleich der verschiedenen Einrichtungen, und zeigt u.a. auf, ob die Umlage einzelner Mandanten bereits vollständig erfolgt ist oder ggf. weitere Leistungen innerbetrieblich verrechnet werden müssen.

ICP München - Integrationszentrum für Cerebralparesen Kostenumlage: Mandantenübergreifende mehrstufige Kostenumlage mit flexiblen Verteilungsschlüsseln

Die individuell aufgebaute Lösung umfasst einen 3-stufigen Umlage­prozess, in dem die Kosten der speziellen Hilfs­kosten­stellen zunächst auf alle Mandanten umgelegt werden. Anschließend werden sie innerhalb der Mandanten auf die Bereiche und final auf die gewünschten Hauptkostenstellen (von Kostenart auf Kostenart) umgelegt.

Die anteilige Verteilung der Hilfskostenstellen auf die jeweils nächste Stufe erfolgt anhand eines zuvor definierten Umlage­schlüssels. Für jede Umlagestufe lassen sich unterschiedliche Umlageparameter verwenden bzw. die Verteilungsschlüssel frei definieren.

Als Grundlage für verschiedene Berichte wurde neben der Umlage selbst ein mandantenübergreifender Auswertungs­würfel erstellt, der sowohl periodenspezifische als auch kumulierte Werte vor und nach Umlage enthält.

»Früher haben wir für die Kostenumlage eine Woche benötigt. Seit dem wir die hapec Lösung einsetzen, dauert der Umlageprozess nur noch 30 Minuten.«

Alfons Forstpointner,
stellv. Geschäftsführer

Klassik Radio AG Finanzplanung

Sage Office Line

Dienstleistung

SKIT

Basierend auf der hapec Planalytix Beispiellösung 'Finanzplan' haben wir für Klassik Radio eine integrative Finanzplanung mit Schwerpunkt auf eine laufende Liquiditätsprognose für die Einzelgesellschaften und den Konzern aufgebaut. Ausgehend von einer Erfolgsplanung, entlang einer BWA-Struktur nach Kostenstellen pro Monat oder Jahr, werden die wesentlichen Plan-Bilanzpositionen, wie Forderungen und Verbindlichkeiten sowie die Umsatz-/ Vorsteuer unter Verwendung von umfassenden Parametrisierungsmöglichkeiten, automatisch ermittelt. Weitere Bilanzpositionen werden manuell geplant. 

Aus der Erfolgs- und Bilanzplanung wird ein Liquiditätsplan nach dem Ansatz einer indirekten Kapitalflussrechnung hergeleitet. Für die Darstellung einer monatsgenauen Liquiditätsprognose werden Ist-Bank/Kasse-Bestände mit Ist-Bewegungen für abgeschlossene und Plan-Bewegungen für offene Perioden zusammengeführt. Auch aktuelle Kontokorrentlinien werden berücksichtigt. Zur Sachgerechten Einbeziehung von noch nicht in der Buchhaltung berücksichtigten Geschäftsvorfällen und kurzfristigen, außerplanmäßigen Effekten können manuelle Korrekturen in der Liquiditätsberechnung vorgenommen werden. Die Erfolgs- und Liquiditätsplanung wird zur Budgetierung, strategischen Planung und Szenarienanalyse mit laufendem Plan-Ist-Vergleich verwendet.

Die Sachkonten und Kostenstellenstrukturen werden nur an einer Stelle in der Sage Office Line gepflegt und automatisch im Controlling aktualisiert. Der manuelle Aufwand zur Ist-Datenbereitstellung und für die Gegenüberstellung von Ist- und Plan-Zahlen entfällt vollständig. Die Aktualisierung der Liquiditätsprognose bedarf nur noch der Änderung eines Parameters und der Prüfung der manuellen Korrekturen. Zudem sind Risiken, die aus kurzfristigen Liquiditätsengpässen entstehen können, deutlich besser und schneller erkennbar.

 

Highlights:

- Beschleunigter Einstieg in den Aufbau der individuellen Planung durch den Einsatz einer Planalytix Beispiellösung

- Berücksichtigung von 9 Mandanten aus 2 Sage Office Line Datenbanken mit Hilfe von hapec Xstruct

- Darstellung der Kostenstellen in 2 alternativen Strukturen - nach Mandanten und nach der mandantenübergreifenden Geschäftsstruktur, die mit hapec Xstruct erstellt wurde

- Verwendung von 6 Sage Office Line Bilanzauswertungsstrukturen zur Abbildung von 2 BWA-, 2 GuV- sowie 2 Bilanzstrukturen

- Berücksichtigung von innerbetrieblichen Verflechtungen von Ist- und Plan-Daten

- Abbildung des abweichenden Geschäftsjahres und des Wechsels zum regulären geschäftsjahr während der Projektumsetzung

- Erfolgsplanung nach alternativen BWA- oder GuV-Strukturen, Kostenstellen, Monaten auf beliebigen Verdichtungen

- Integrative Herleitung der Liquiditätsplanung

- Ein- und Mehrjahresplanung in mehreren Versionen zur Abbildung von Szenarien

- Automatische Aktualisierung der Strukturen und Ist-Daten entsprechend den Stammdaten sowie der Buchungen der Sage Office Line mit Hilfe des Datenaufbereitungswerkzeugs hapec Xstream

- Bereitstellung laufender Plan-Ist-Vergleiche für das Erfolgs- und Liquiditätscontrolling sowie das Berichtswesen der Kapitalgesellschaften nach HGB

 

«Die Beispiellösung Finanzplan von hapec stellt für uns aufgrund unserer komplexen Firmenstruktur eine perfekte Lösung dar. Die dadurch geschaffene Flexibilität bietet uns ein Optimum an Auswertungsgestaltung sowie Datensicherheit.»

Brigitte Spörl,
Leiterin Finance

 

Marburger Altenhilfe St. Jakob GmbH Kostenumlage in der Seniorenpflege

«Mit der hapec Lösung haben wir im Controlling einen hohen Transparenzgewinn durch Ermittlung von Spartenergebnissen und Prüfung unserer Kalkulation erreicht.»

Andreas Kucher,
Leiter Finanzen

MTU Onsite Energy Systems GmbH Applikationsintegration – Preislisten aus SAP NetWeaver

Sage Office Line, SAP NetWeaver

Produktion

Bauknecht Softfolio.pps GmbH

Mittels der hapec Xstream Integrationsaufgaben für die Sage Office Line wurde eine Lösung geschaffen, die Artikelstammdaten, Lieferantenstammdaten und Einkaufsinfosätze aus SAP in der Sage Office Line zu aktualisieren.

«Dank der hapec Lösung werden Stammdaten aus SAP automatisch in der sage Office Line aktualisiert, wodurch unser System weniger fehleranfällig und stets aktuell wurde, sodass wir nun deutlich effizienter unsere Aufträge bearbeiten können.»

Andreas Foltin,
Senior Manager IT

RR-Team GmbH Auswertungen zur Unternehmenssteuerung

automatisierte Auswertungen für alle Bereiche wie Verkauf, Einkauf, Buchhaltung

"Mit diesem Auswertungstool haben wir es geschafft, individuelle Auswertungen nach unseren Kundenwünschen zu erstellen und diese automatisiert zu versenden. Zusätzlich steuern wir damit unseren Außendienst und geben wichtige Reportings an unser Geschäftsleitung. Wir sehen zeitnah Abweichungen und können so schneller reagieren. Die Auswahlmöglichkeiten sind scheinbar unendlich. Jeden Tag finden wir neue, interessante Dinge, die wir bei uns einbauen können. Durch die fest definierten Abfragen und Automatisierungen gewinnen wir enorm viel Zeit, die wir dann für andere Projekte verwenden werden. Die Möglichkeit, eine Bilanz auf Knopfdruck abzurufen, hat uns mehr als begeistert. Das ist als größeres Projekt in den nächsten 2-3 Jahren angedacht."   

René Stenzel,
Leiter Innendienst

Schiefergruben Magog Verkauf

Sage Office Line

Handel, Produktion

isales.business OHG

Einsatzgebiete:
- Finanzbuchhaltung
- Verkauf
- Einkauf
- Lager

TelePart Discount Distribution GmbH Flexibles Reportingtool für Standardreports & ad-hoc Analysen

«hapec BI Studio for Excel in Verbindung mit hapec Xstream versetzt uns in die Lage, alle über die Jahre entstandenen Reports zu ersetzen und diese zentral wartbar zu verwalten. Auf neue Anforderungen aus unterschiedlichsten Unternehmensbereichen kann nun schnell und effizient reagiert werden. Zudem steht der Weiterverarbeitung in bestehenden Excel-Reports nichts im Wege.»

Hans-Jürgen Kenntner, 
Geschäftsführer

tetec thermo-technik Müller Datenanalyse für Lager, Umsatz, Bilanz

«Es wurde nach einer einfachen Lösung gesucht, die Meldebestände im Lager der Sage Office Line 5.0 an den wechselnden Bedarf des Marktes anzupassen. Bei der Analyse werden über die Lagerbestände, die aktuellen Verkaufszahlen ermittelt und nachfolgend die Meldebestände entsprechend neu berechnet. Die neuberechneten Meldebestände werden über die CSV-Schnittstelle zunächst exportiert, um dann in einem weiteren Schritt in die Produktivdatenbank zurückgeschrieben zu werden. Auf diese Weise werden zeitraubende, manuelle Anpassungen der Meldebestände und Lagerplanungen umgangen und eine möglichst schlanke Lagerhaltung mit geringstem Planungsaufwand möglich, die im Umfeld der Sage Office Line nur unter großen Umständen realisierbar wären.»

Jürgen Müller,
Geschäftsleitung

Vögtle Service GmbH Controlling: Finanzen, Lagerauswertungen

«hapec BI Studio ermöglicht uns in Verbindung mit der Sage Office Line, dass bereits vorhandene Daten aus dem Rechnungswesen so aufbereitet werden, dass sie relativ einfach und schnell für Controlling-Zwecke genutzt werden können.
Die Unterstützung von Seiten der Firma hapec war jederzeit vorbildlich und auftretende Fragen sowie Probleme wurden schnell und unkompliziert gelöst. Alles in allem eine gute Entscheidung.»

Simone Gadde,
Leitung Rechnungswesen

 

WINDSTAR MEDICAL AG Auswertungen in den Bereichen Verkauf, Nachkalkulation, Absatzplanung, BWA und Lager

hapec BI Studio verschafft uns mit seiner Einfachheit und Transparenz einen schnellen Überblick in allen für das Controlling relevanten Fragestellungen. Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA), auch mandantenübergreifend, sind ad-hoc verfügbar. Dies erleichtert und beschleunigt das interne und externe Berichtswesen. Eine detaillierte artikelbezogene Nachkalkulation unterstützt die zukünftige Preisgestaltung. Auswertungen in den Bereichen Einkauf, Verkauf und Lagerhaltung optimieren warenwirtschaftliche Prozesse und unterstützen im Vertriebscontrolling und der Absatzplanung.