Innovative Komplettlösungen
aus einer Hand

hapec GmbH Standort Leipzig

Als Spezialist für professionelle Controlling-Software sehen wir unsere Verantwortung in der Entwicklung von individuellen Lösungs-Konzepten und der kompetenten Beratung unserer Kunden durch hervorragend qualifizierte Consultants.

Die hapec GmbH am Standort Leipzig wurde im Jahre 2004 als zweite Niederlassung der hapec GmbH eröffnet.
Von dort aus werden die Geschäftsbereiche Consulting, Partnerbetreuung, Training sowie Anwender- und Partnersupport betreut.

Referenzprojekte

Arbeiter-Samariter-Bund Landesverband Hessen e.V. Wirtschaftsplanung im Gesundheitswesen

Die Wirtschaftsplanung erfolgt dezentral in den jeweiligen Regional- und Ortsverbänden. Hierfür wurde eine einheitliche Planungsstruktur aufgebaut, bestehend aus zwei alternativen GuV-Strukturen (bis auf Sachkontenebene), Kostenstellenhierarchie sowie der Dimension Zeit (Jahre, Quartale, Monate). Dies soll sicher stellen, dass alle Verbände eine einheitliche Vorgehensweise für die Planung nutzen. Dabei lassen sich die Werte sowohl in zentral bereitgestellten als auch in individuellen Masken erfassen.

Um das Folgejahr zu planen werden zunächst basierend auf den bestehenden Ist-Daten des bisherigen Jahres in einer Hochrechnung Werte für das restliche Jahr ermittelt. Diese Monatswerte können als Ausgangsbasis bzw. Vorschlag für die Planung des Folgejahres genutzt, jedoch auch beliebig angepasst werden.

In einer Kostenumlage nach dem Stufenleiterverfahren werden sowohl Plan- als auch Ist-Werte pro Monat je Sachkonto und Kostenstelle verteilt. Zur Verrechnung der Gebäudekosten werden als Bezugsgrößen die den Kostenstellen zugeordneten Flächen genutzt. Im Anschluss erfolgt die interne Verrechnung (Umlage) weiterer Gemeinkostenbereiche, wobei als Umlageschlüssel die Planwerte ausgewählter GuV-Positionen zu Rate gezogen werden. Aufgrund des in sich geschlossenen Systems wird sichergestellt, dass die Be- und Entlastungen der verschiedenen Kostenstellen stets ausgeglichen und jederzeit nachvollziehbar sind.

Das Berichtswesen wird ebenfalls mit hapec Planalytix abgebildet. Dabei erfolgt der laufende Plan-Ist-Vergleich mit automatisch aktualisierten Daten. Neben den zentral vorgegebenen Standardberichten kann jeder Anwender individuelle Berichte selbst erstellen.

 

»Im Rahmen der veränderten Anforderungen in den letzten Jahren im Gesundheitswesen ist eine erfolgreiche Unternehmenssteuerung und Geschäftsplanung ohne ein effizientes MIS nicht möglich.
Hier haben wir in hapec einen kompetenten Partner gefunden, der uns mit der Anwendung hapec Planalytix ein Produkt zur Verfügung stellte, bei welchem es sich um ein flexibles und leistungsfähiges Management-Informations-System handelt.
Mit hapec Planalytix können wir unsere komplexen und vielschichtigen Strukturen im Rechnungswesen und in der Kostenrechnung mühelos abbilden, das Reporting und Analysen mit aktuellen Daten sicherstellen und mehrdimensionale Planungen und Hochrechnungen effizient durchführen. Uns ist somit möglich, schnell und vorausschauend zu handeln und damit veränderte Anforderungen und Entwicklungen in unserer Branche zeitnah in ihrer monetären Auswirkung darzustellen. Eine wesentliche Grundlage unserer Handlungen bilden die Informationen aus unserem leistungsstarken MIS hapec Planalytix.
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Torsten Seehaas,
Referent Rechnungswesen

Arbeiter-Samariter-Bund Landesverband Hessen e.V. Zentralisierung von Rechnungswesendaten zur übergreifenden Auswertung

EMC CareMan, SBS Rewe neo

Non-Profit

hapec GmbH Standort Leipzig

Ziel diese Projektes ist es, ein einheitliches und übergreifendes Berichtssystem für den gesamten ASB Landesverband Hessen bereit zu stellen. Hierfür gilt es, die Daten aus Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung der Ortsverbände, der Regionalverbände und schließlich der Landesgeschäftsstelle zusammen zu führen, um eine einheitliche Datengrundlage zu schaffen. Eine große Herausforderung, da jeder der 5 Regionalverbände wiederum aus bis zu 12 verschiedenen Ortsverbänden besteht und die Daten entsprechend auf verschiedenen Servern gehalten werden.

Bei der Datenaufbereitung werden zunächst die Daten in den Regionalverbänden zusammengeführt und schließlich in der Landesgeschäftsstelle vereint, um die Basis für komplexe regional übergreifende Analysen zu schaffen.

Die tägliche Aktualisierung der Daten erfolgt vollkommen automatisch und ist zudem gegenüber potentiell auftretenden Übertragungsstörungen mehrfach abgesichert.

»Im Rahmen der veränderten Anforderungen in den letzten Jahren im Gesundheitswesen ist eine erfolgreiche Unternehmenssteuerung und Geschäftsplanung ohne ein effizientes MIS nicht möglich.
Hier haben wir in hapec einen kompetenten Partner gefunden, der uns mit der Anwendung hapec Planalytix ein Produkt zur Verfügung stellte, bei welchem es sich um ein flexibles und leistungsfähiges Management-Informations-System handelt.
Mit hapec Planalytix können wir unsere komplexen und vielschichtigen Strukturen im Rechnungswesen und in der Kostenrechnung mühelos abbilden, das Reporting und Analysen mit aktuellen Daten sicherstellen und mehrdimensionale Planungen und Hochrechnungen effizient durchführen. Uns ist somit möglich, schnell und vorausschauend zu handeln und damit veränderte Anforderungen und Entwicklungen in unserer Branche zeitnah in ihrer monetären Auswirkung darzustellen. Eine wesentliche Grundlage unserer Handlungen bilden die Informationen aus unserem leistungsstarken MIS hapec Planalytix.
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Torsten Seehaas,
Referent Rechnungswesen

ASB Bundesverband Finanz- und Vertriebsplanung im Gesundheitswesen

«Dank der Möglichkeit mehrdimensionale Analysen durchzuführen und individuelle Berichte zu gestalten, bietet hapec Analysis die fundierte Basis für unsere Entscheidungen. Selbst aus sehr großen Datenmengen entstehen unsere Berichte quasi in Echtzeit. Mit hapec Planning haben wir unsere Kostenstellen jederzeit im Griff. Wir sind in der Lage verscheidene Planungsszenarien zu entwerfen oder auch Forecasts durch zu führen und können somit schnell auf Änderungen der Rahmenbedingungen im Gesundheitssektor reagieren.»

Michael Zeitmann,
Referatsleiter Rechnungswesen/Controlling

Baunataler Diakonie Kassel e.V. Wirtschaftsplanung für soziale Einrichtungen

Finanzcontrolling

«Mit hapec haben wir einen Partner gefunden, der auf der guten Cognos-Plattform mit uns zielorientiert und kompetent die Lösungen für unsere Bereiche im Sinne einer Weiterentwicklung unseres Controllings schafft.»

Harald Thiel,
Kaufmännischer Vorstand

Biedermann Motech GmbH & Co. KG Controlling im Gesundheitswesen

Sage Office Line

Gesundheitswesen

hapec GmbH Standort Leipzig

hapec_successstory_biedermannmotech_121011.pdf

«Die vorkonfigurierte hapec-Lösung ist sofort einsatzbereit und genau auf unsere Bedürfnisse als mittelständisches Unternehmen zugeschnitten. Wir müssen uns nicht mit der Technik auseinandersetzen, sondern können sofort die Funktionalitäten der Software nutzen.»

Stefan Deuring,
Kaufmännischer Leiter

Deutsche METROHM GmbH & Co. KG Controlling

«In Zusammenarbeit mit hapec wurde ein Management-Informations-System in der hapec CPM Platform (IBM Cognos 10) geschaffen, dass unseren Führungskräften einen schnellen Zugriff auf aktuelle Fakten aus den Bereichen Finanzbuchhaltung, Vertrieb & Marketing, Beschaffung, Produktion und Personal ermöglicht. Strategische und operative Entscheidungen erhalten so ein hervorragendes Fundament.»

Jenny Tiator,
Controlling

Deutsche Provinz der Salesianer Don Boscos 3-stufige Deckungsbeitragsrechnung & Liquiditätscontrolling

In diesem Projekt wurden eine dreistufige Deckungsbeitrags- rechnung der Plan- und Ist-Werte für über 20 Mandanten sowie ein mandantenübergreifendes Liquiditätscontrolling abgebildet.

Der Aufbau einer einheitlichen mandantenübergreifenden Deckungsbeitragsstruktur sowie mandantenspezifischen Kostenstellenstrukturen in hapec Xstruct bildeten die Voraussetzung für einen Umlageprozess aller Mandanten in einem Planalytix-Würfel. Anhand erfasster Verteilungsschlüssel werden die Salden der Hilfskostenstellen auf die verschiedenen Hauptkostenstellen umgelegt und fließen in den Deckungsbeitrag (DB) II ein.

Die Auswertungen erlauben nun kostenstellen- bzw. bereichsspezifische Betrachtungen des DB I (vor Umlage) und des DB II (nach Umlage) für die Werte Ist, Plan, kumuliert (aufsummierte Monatswerte des lfd. Jahres) sowie den Vergleich zum Vorjahr, mandantenübergreifend oder mandanten-individuell.

Deutsches Institut für pädagogische Forschung Wirtschaftsplanung für Institutshaushalt

Bereitstellung von Bilanzauswertungsstrukturen der Sage Office Line (GuV und BWA) für flexible kostenstellenbezogene und zeitraumbezogene Analysen;  Aufbereitung von Quelldaten aus verschiedenen Systemen, um eine integrierte Betrachtung von Personalstammdaten und -Abrechnungsdaten zu erreichen

«Das DIPF nutzt seit vielen Jahren die Produktpalette von hapec. Die meisten Anwendungen wurden zusammen mit hapec entwickelt und werden stetig weiter entwickelt. Für das Controlling unseres Institutshaushaltes sind die hapec-Produkte unverzichtbare Werkzeuge.»

Dr. Bernd Wälz,
Finanzplanung und Controlling

die STEG Stadtentwicklung Projektcontrolling in der Baubranche

Auswertung der Kostenrechnung und Kostenstellenumlage, Kostenträgerverrechnung (allg. Leistungsverrechnung), Anbindung von externen Plandaten und Planung zentraler Bereiche, Soll-Kalkulation mit Hilfe von hapec Planalytix, Reporting mit der hapec CPM Platform (auf Basis IBM Cognos 10)

Auswertung der Finanzbuchhaltung (Hauptbuch, Offene Posten, Debitoren-/ Kreditorenumsätze, Anlagenbuchhaltung)

Umfassende Integration von GAP-Altdaten in das Data Warehouse zur gemeinsamen Auswertung mit den aktuellen Daten aus der Sage Office Line

«Unsere Projekte haben eine lange Laufzeit. Das Controlling erfordert daher das Vorhalten von großen Datenmengen über einen langen Zeitraum. Mit der hapec-Lösung haben wir erstmals die Möglichkeit, unsere Daten so auswerten zu können, wie wir es benötigen: flexibel, zuverlässig und mit überschaubarem Zeitaufwand.»

Juliana Schad,
Abteilungsleiterin Finanzen

Lebenshilfe Werkstätten e. V. Schmerlenbach Wirtschaftsplan mit integrierten Detailplänen für Pflegesatz- und Produktionserlöse, Personalkosten und Investitionen

Mittels hapec Planalytix wurde ein umfassendes Wirtschaftsplanungssystem mit integrierten Detailplänen für Pflegesatzerlöse, Produktionserlöse, Personalkosten sowie einem Investitionsplan entwickelt. Ausgehend von dem Anwendungsbeispiel hapec Finanzplan wurde die Lösung um die genannten individuellen Anforderungen der Lebenshilfe Schmerlenbach erweitert. In den Detailplänen werden Plan-Vorschlags-Werte basierend auf den Ist-Daten des laufenden Jahres und des Vorjahres ermittelt. Diese lassen sich als Planzahl direkt übernehmen oder bei Bedarf abändern.

Die Hierarchie-Ebene zum Eingeben der Planwerte ist in allen Teilbereichen frei wählbar. Der Anwender entscheidet selbst, ob bspw. GuV-Positionen oder einzelne Sachkonten, Kostenstellengruppen oder einzelne Kostenstellen, Jahre oder Monate beplant werden. Denn entsprechend der gewählten Planungsebene werden die Daten anschließend automatisch durch das System auf die unteren Ebenen verteilt oder in übergeordneten Ebenen zusammengefasst bzw. aggregiert. Frei von möglichen Überschneidungen oder Redundanzen werden die Werte aus den Detailplänen und den direkt beplanten GuV-Positionen automatisiert zusammengeführt. Ganz ohne weiteres manuelles Zutun entsteht dabei ein täglich aktueller Soll-Ist-Vergleich, der die Plan-Werte den tatsächlichen Ist-Werten gegenüber stellt.
Das darauf aufbauende Berichtswesen zum Wirtschaftsplan wird über das webbasierte Portal der hapec CPM Platform abgebildet. Auf diese Weise stehen die Berichte jederzeit den Anwendern zentral über das Firmennetzwerk zur Verfügung oder werden per Email zugestellt.

"Mit dieser Plansystematik sind wir einen entscheidenden Schritt weitergekommen. Der erste große Vorteil liegt darin, dass über die gesamte Planphase bis zum Planabschluss der Bezug zu den sich parallel weiterentwickelnden Ist-Zahlen dynamisch einfließen kann. So haben Überlegungen und Diskussionen zu möglichst realistischen Plangrößen jederzeit ohne Mehraufwand den aktuellen Bezug. Der zweite Vorteil liegt darin, dass direkt bei den Plankonferenzen die Planparameter den neuesten Erkenntnissen angepasst und ihre Auswirkung in das Gesamtgefüge eingerechnet und dann sofort sichtbar gemacht werden können. Die Produktionserlöse konnten auch bisher schon recht zutreffend kalkuliert werden. Hier wurde im Wirtschaftsplan ein Planvorschlag auf der Basis der letzten 12 Monate errechnet für die Top-5 Kunden und die übrigen Kunden gesammelt. Das erhöht noch mal die Plansicherheit. Von größter Bedeutung ist für uns die möglichst exakte Vorausplanung der zu erwartenden Pflegesatzeinnahmen und der entstehenden Personalkosten. Bei der Berechnung der Personalkosten bietet das Instrumentarium der Personalkostenhochrechnung in MICOS konzept eine sehr gute Basis. Allerdings müssen dann noch die damit errechneten Werte mit der vorgesehenen Umlagelogik in den Wirtschaftsplan möglichst automatisiert einfließen können. Dies konnte sehr gut gelöst werden. Für die Pflegesatzerlöse ist zunächst entscheidend, wie viele Personen in welcher Hilfebedarfsgruppe und in welchem Zeitraum wahrscheinlich betreut werden. Diese Aussage kann jeweils vor Ort mit einiger Sicherheit getroffen werden. Die Auslastungsschwankungen übers Jahr hinweg werden vom Plansystem bei den Ist-Zahlen analysiert und in der Planung als Vorschlagswert miteingerechnet. Wir sind sehr zuversichtlich, damit eine deutlich bessere Plangenauigkeit zu erzielen. In diesem Jahr konnten wir die Systematik des Wirtschaftsplans erstmals komplett im Echtbetrieb umsetzen. Insgesamt hat der Planprozess dadurch deutlich mehr an Transparenz gewonnen. Wir sind uns gewiss, damit ein Höchstmaß an Plangenauigkeit realisiert zu haben. Jetzt liegt es an uns, aus den vorliegenden Zahlen die zutreffenden Schlüsse zu ziehen und zeitnah und sachgerecht zu agieren. "

Georg Rausch,
Bereichsleiter Sozialdienst

Lebenshilfe Werkstätten e. V. Schmerlenbach Personalkostenplan basierend auf der MICOS Personalkostenhochrechnung mit einfacher Umlage

MICOS konzept PROVIA dient der Personalabteilung zur Planung der Personalkosten anhand des Stellenplans und der darauf aufbauenden Personalkostenhochrechnung (PKHR). Die Ergebnisse dieser PKHR werden im von hapec Planalytix erstellten Personalplan je Sachkonto, Kostenstelle und Monat eingelesen, um eine automatische Aggregation auf Sachkonten-, Kostenstellengruppen und Jahre zu ermöglichen. Weiterhin werden die für die einstufige Kostenumlage erforderlichen Verteilungsschlüssel als Prozentwerte erfasst, so dass die Kosten intern unmittelbar verrechnet werden können. Das Ergebnis – der Personalkostenplan nach Umlage – ist direkt in den Wirtschaftsplan integriert und wird den tagesaktuellen Ist-Daten aus MICOS konzept REVIO gegenüber gestellt.

Lebenshilfe Werkstätten e. V. Schmerlenbach Pflegesatzerlösplan

Der Erlös aus Pflegesätzen wird anhand der aktuellen Ist-Daten aus MICOS konzept BEVIA in hapec Planalytix pro Kostenstellen­gruppe und Leistungsartengruppe auf beliebigen Ebenen geplant. Er berechnet sich aus den geplanten Tagessätzen und den sogenannten, geplanten und abzurechnenden Volltagen. Mittels hapec Xstream werden durchschnittliche Tagessätze als Grundlage für die Plan-Tagessätze ermittelt. Diese lassen sich sowohl über prozentuale Veränderungen anpassen, als auch manuell überschreiben. Die Planung der abzurechnenden Volltage setzt sich aus Plan­werten der Anzahl zu betreuender Personen sowie deren Fehlzeitanteile zusammen. Basierend auf den in BEVIA gebuchten Daten des aktuellen Jahres werden per Hochrechnung für beide Größen Vorschlagswerte ermittelt.

Der produktive Einsatz dieses Planungssystems hat gezeigt, dass bereits die Vorschlagswerte der Pflegesatzerlöse die aktuelle Erlössituation deutlich besser für das Planjahr widerspiegeln, als lediglich Salden fortzuschreiben. Für die finalen Plan-Pflege­satzerlöse finden zusätzlich die für das kommende Jahr zu erwartende Entwicklung der Tagessätze, Betreutenzahlen und Fehlzeitanteile Berücksichtigung, indem diese Größen manuell angepasst werden. In einem Soll-Ist-Vergleich werden den geplanten Erlösen die tagesaktuellen Ist-Daten aus MICOS konzept BEVIA gegenübergestellt. Die Planung dieses Teil­bereiches wird zusammen mit anderen Detailplänen in dem sogenannten Gesamtplan zusammengeführt und in einem Soll-Ist-Vergleich gegenüber gestellt. Im Betriebsabrechnungsbogen (BAB) werden schließlich die Ergebnisse aller Detailpläne pro Kostenstelle bzw. Kostenstellengruppe übersichtlich dargelegt.

Lebenshilfe Werkstätten e. V. Schmerlenbach Produktionserlösplan

Um den Aufwand für die Planung der Produktionserlöse so gering wie möglich zu halten, werden in hapec Planalytix die aktuellen Ist-Daten aus der Produktion zu Rate gezogen. Basierend auf den aus MICOS konzept KOLOGIO ausgelesenen Erlösen werden Durchschnittswerte für die noch offenen Monate des aktuellen Jahres berechnet und als Plan-Vorschlag in das Folgejahr übernommen. Bei Bedarf lassen sich die Werte jedoch auch (auf jeder beliebigen Aggregationsebene) manuell anpassen.

Als Besonderheit dieses Planungsmodells lassen sich die Kunden anhand der Erlöse der vergangenen 12 Monate klassifizieren. Die Top-5-Kunden des jeweiligen Produktionsstandortes werden separat betrachtet, alle anderen unter „Sonstige Kunden“ zusammengefasst und entsprechend als Summe geplant. Anschließend werden die Plan-Erlöse wieder auf die einzelnen Kunden verteilt. Entgegen dieses Top-5-Ansatzes ließe sich jedoch auch jeder Kunde separat betrachten.

Täglich aktuell werden die ermittelten Planzahlen des Produktionserlöses den tatsächlichen Ist-Daten aus KOLOGIO gegenübergestellt. Die Planung dieses Teilbereiches wird zusammen mit anderen Detailplänen in dem sogenannten Gesamtplan zusammengeführt und in einem Soll-Ist-Vergleich den Werten aus MICOS konzept REVIO gegenüber gestellt. Im Betriebsabrechnungsbogen (BAB) werden schließlich die Ergebnisse aller Detailpläne pro Kostenstelle bzw. Kostenstellengruppe übersichtlich dargelegt.

Marburger Altenhilfe St. Jakob GmbH Kostenumlage in der Seniorenpflege

«Mit der hapec Lösung haben wir im Controlling einen hohen Transparenzgewinn durch Ermittlung von Spartenergebnissen und Prüfung unserer Kalkulation erreicht.»

Andreas Kucher,
Leiter Finanzen

Rasch GmbH & Co. KG Controlling

Unternehmensweite Auswertungen

hapec_successstory_rasch_121206.pdf

«Mit der hapec CPM Platform steht uns ein leistungsfähiges Steuerungsinstrument zur Verfügung, mit dem wir unseren Unternehmenserfolg langfristig sichern können. Die Lösung bietet umfassende Möglichkeiten, sämtliche Unternehmensdaten miteinander zu verknüpfen und daraus Rückschlüsse für das operative Tagesgeschäft sowie die strategische Ausrichtung unseres Unternehmens zu ziehen. Darin sehen wir einen deutlichen Mehrwert.

Die hapec CPM Platform ist genau auf unsere Bedürfnisse als mittelständisches Unternehmen zugeschnitten: Das benutzerfreundliche Frontend, die einfache Administration, die auf Standards basierende Architektur sowie die automatisierte Berichterstellung sorgen für geringen Personalaufwand. Die IT-Abteilung ist deutlich entlastet und kann sich auf andere Aufgaben konzentrieren.»

Michael Schlingmann,
Projektleiter Controlling

TelePart Discount Distribution GmbH Flexibles Reportingtool für Standardreports & ad-hoc Analysen

«hapec BI Studio for Excel in Verbindung mit hapec Xstream versetzt uns in die Lage, alle über die Jahre entstandenen Reports zu ersetzen und diese zentral wartbar zu verwalten. Auf neue Anforderungen aus unterschiedlichsten Unternehmensbereichen kann nun schnell und effizient reagiert werden. Zudem steht der Weiterverarbeitung in bestehenden Excel-Reports nichts im Wege.»

Hans-Jürgen Kenntner, 
Geschäftsführer

UKMC Ulrich Kammerer Management Consulting Vertriebscontrolling

Aus einer eigenentwickelten Web-Shop Lösung basierend auf dem hapec Webshop System werden Informationen mittels hapec Xstream per VPN abgerufen und in ein lokales auf Microsoft SQL Server basierendes Datawarehouse geladen. 

Die Informationen werden mit hapec Reporting ausgewertet.

«Unsere Entscheidung für hapec war goldrichtig: überzeugender Funktionsumfang sowie schneller und kompetenter Service.»

Ulrich Kammerer,
Geschäftsführer

Vögtle Service GmbH Controlling: Finanzen, Lagerauswertungen

«hapec BI Studio ermöglicht uns in Verbindung mit der Sage Office Line, dass bereits vorhandene Daten aus dem Rechnungswesen so aufbereitet werden, dass sie relativ einfach und schnell für Controlling-Zwecke genutzt werden können.
Die Unterstützung von Seiten der Firma hapec war jederzeit vorbildlich und auftretende Fragen sowie Probleme wurden schnell und unkompliziert gelöst. Alles in allem eine gute Entscheidung.»

Simone Gadde,
Leitung Rechnungswesen