Innovative Komplettlösungen
aus einer Hand

MICOS

Systemhaus der VRG-Gruppe, Software-Partner
und Berater für Unternehmen der Sozialwirtschaft.

Beratung und Software für die Sozialwirtschaft - 40 Jahre Erfahrung als Systemhaus im Verbund der VRG-Gruppe machen MICOS zu einem kompetenten, verantwortungsvollen und zukunftssicheren Partner für Unternehmen der Sozialwirtschaft. Mit vier Standorten in Oldenburg, Linden, Dresden und Ulm betreut MICOS zurzeit 500 Kunden. Als Berater unterstützt das Systemhaus Anwender dabei, ihre betriebsinternen Arbeitsabläufe zu optimieren. Als Software-Anbieter offeriert MICOS Kunden ein umfangreiches Portfolio an flexiblen und hilfreichen Anwendungen für alle Bereiche ihrer Einrichtung.

Referenzprojekte

Lebenshilfe Bernburg gGmbH Wirtschaftsplan

MICOS konzept

Non-Profit

MICOS

Aufbauend auf der Beispiellösung "hapec Finanzplan" wurde für die Lebenshilfe Bernburg mit hapec Planalytix eine einfach zu bedienende und schnell einsetzbare Lösung für die  kosten­stellenbezogene GuV-Planung und das tägliche Berichtswesen erstellt.
Aufgrund der äußerst knappen zeitlichen Ressourcen bei der Lebenshilfe Bernburg wurden die Kernfunktionen des Wirtschaftsplans fokussiert. So kann die Handhabung einfach gehalten werden, ohne jedoch auf die leistungsfähigen Hoch­rechnungsfunktionen zu verzichten, um den Planungs­prozess optimal zu unterstützen. Die bestehende GuV- und Kosten­stellen­hierarchie wird mit Hilfe von hapec Xstruct aus MICOS konzept REVIO ausgelesen und direkt in das Planungssystem als Auswertungs- und Planungsstruktur integriert. Die Pflege der Strukturen erfolgt jedoch auch weiterhin zentral in REVIO.
Dank der intuitiv zu bedienenden Nutzeroberfläche waren die Anwender bereits nach dem ersten Tag Schulung in der Lage, Berichte bzw. Auswertungen sowie Eingabemasken für die Planung selbst zu erstellen. Ebenso finden die tagesaktuellen Soll-Ist-Vergleiche rege Anwendung. Die Einrichtung wird optimal im Tagesgeschäft unterstützt, ohne größeren Einarbeitungs­­aufwand oder wiederkehrende Orientierungs­schwierigkeiten – bisher eine große Hürde, die nun überwunden wurde.

»Die Zusammenarbeit mit dem für unser Projekt verantwortlichen Mitarbeiter Herrn Schneider gestaltete sich zu jedem Zeitpunkt produktiv, unkompliziert und sehr flexibel. Durch die immer zur Verfügung stehenden Berichte, die sich auch sehr einfach zusammenstellen lassen, konnten Zeit-Ressourcen geschaffen werden. Bisher wurden die Auswertungen per PDF zu bestimmten Stichtagen dem Geschäftsführer zur Verfügung gestellt. Dieser hat durch die neue Lösung nun zeitnah und selbständig die Möglichkeit, sich die Auswertungen anzusehen.

Durch die Möglichkeit der schnellen Umstellung von Kostenstellen und Perioden kann man sich sofort über die einzelnen Fachbereiche und das Gesamtunternehmen einen Überblick verschaffen und Rückschlüsse aus Vergleichszahlen ziehen.

Für verschiedene Planungsmöglichkeiten steht aus unserer Sicht mit Planalytix eine Lösung zur Verfügung, die es uns im Vergleich zur zuvor genutzten Variante ermöglicht, ebenfalls zeitsparend einen Jahresplan zu erarbeiten. Im durch die Berichterstellung möglichen Plan-Ist-Vergleich können wir dann auch Szenarien „durchspielen“.

Die problemlose Handhabung des Programms war ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Umsetzung des Projektes.«

Manuela Ebert,
Verwaltungsleiterin

Lebenshilfe Werkstätten e. V. Schmerlenbach Wirtschaftsplan mit integrierten Detailplänen für Pflegesatz- und Produktionserlöse, Personalkosten und Investitionen

Mittels hapec Planalytix wurde ein umfassendes Wirtschafts- planungssystem mit integrierten Detailplänen für Pflegesatz- erlöse, Produktionserlöse, Personalkosten sowie einem Investitions-Plan entwickelt. Ausgehend von dem Anwendungs- beispiel hapec Finanzplan wurde die Lösung um die genannten individuellen Anforderungen der Lebenshilfe Schmerlenbach erweitert. In den Detailplänen werden Plan-Vorschlags-Werte basierend auf den Ist-Daten des laufenden Jahres und des Vorjahres ermittelt. Diese lassen sich als Planzahl direkt übernehmen oder bei Bedarf abändern.

Die Hierarchie-Ebene zum Eingeben der Planwerte ist in allen Teil-Bereichen frei wählbar. Der Anwender entscheidet selbst, ob bspw. GuV-Positionen oder einzelne Sachkonten, Kostenstellen-gruppen oder einzelne Kostenstellen, Jahre oder Monate beplant werden. Denn entsprechend der gewählten Planungsebene werden die Daten anschließend automatisch durch das System auf die unteren Ebenen verteilt oder in übergeordneten Ebenen zusammengefasst bzw. aggregiert. Frei von möglichen Über- schneidungen oder Redundanzen werden die Werte aus den Detailplänen und den direkt beplanten GuV-Positionen auto- matisiert zusammengeführt. Ganz ohne weiteres manuelles Zutun entsteht dabei ein täglich aktueller Soll-Ist-Vergleich, der die Plan-Werte den tatsächlichen Ist-Werten gegenüber stellt.
Das darauf aufbauende Berichtswesen zum Wirtschaftsplan wird über das webbasierte Portal der hapec CPM Platform abgebildet. Auf diese Weise stehen die Berichte jederzeit den Anwendern zentral über das Firmennetzwerk zur Verfügung oder werden per Email zugestellt.

"Mit dieser Plansystematik sind wir einen entscheidenden Schritt weitergekommen. Der erste große Vorteil liegt darin, dass über die gesamte Planphase bis zum Planabschluss der Bezug zu den sich parallel weiterentwickelnden Ist-Zahlen dynamisch einfließen kann. So haben Überlegungen und Diskussionen zu möglichst realistischen Plangrößen jederzeit ohne Mehraufwand den aktuellen Bezug. Der zweite Vorteil liegt darin, dass direkt bei den Plankonferenzen die Planparameter den neuesten Erkenntnissen angepasst und ihre Auswirkung in das Gesamtgefüge eingerechnet und dann sofort sichtbar gemacht werden können. Die Produktionserlöse konnten auch bisher schon recht zutreffend kalkuliert werden. Hier wurde im Wirtschaftsplan ein Planvorschlag auf der Basis der letzten 12 Monate errechnet für die Top-5 Kunden und die übrigen Kunden gesammelt. Das erhöht noch mal die Plansicherheit. Von größter Bedeutung ist für uns die möglichst exakte Vorausplanung der zu erwartenden Pflegesatzeinnahmen und der entstehenden Personalkosten. Bei der Berechnung der Personalkosten bietet das Instrumentarium der Personalkostenhochrechnung in MICOS konzept eine sehr gute Basis. Allerdings müssen dann noch die damit errechneten Werte mit der vorgesehenen Umlagelogik in den Wirtschaftsplan möglichst automatisiert einfließen können. Dies konnte sehr gut gelöst werden. Für die Pflegesatzerlöse sind erst mal entscheidend wie viele Personen in welcher Hilfebedarfsgruppe in welchem Zeitraum wahrscheinlich betreut werden Diese Aussage kann jeweils vor Ort mit einiger Sicherheit getroffen werden. Die Auslastungsschwankungen übers Jahr hinweg werden vom Plansystem bei den Ist-Zahlen analysiert und in der Planung als Vorschlagswert miteingerechnet. Wir sind sehr zuversichtlich, damit eine deutlich bessere Plangenauigkeit zu erzielen. In diesem Jahr konnten wir die Systematik des Wirtschaftsplans erstmals komplett im Echtbetrieb umsetzen. Insgesamt hat der Planprozess dadurch deutlich mehr an Transparenz gewonnen. Wir sind uns gewiss, damit ein Höchstmaß an Plangenauigkeit realisiert zu haben. Jetzt liegt es an uns, aus den vorliegenden Zahlen die zutreffenden Schlüsse zu ziehen und zeitnah und sachgerecht zu agieren. "

Georg Rausch,
Bereichsleiter Sozialdienst

Lebenshilfe Werkstätten e. V. Schmerlenbach Personalkostenplan basierend auf der MICOS Personalkostenhochrechnung mit einfacher Umlage

MICOS konzept PROVIA dient der Personalabteilung zur Planung der Personalkosten anhand des Stellenplans und der darauf aufbauenden Personalkostenhochrechnung (PKHR). Die Ergebnisse dieser PKHR werden in den in hapec Planalytix erstellten Personalplan je Sachkonto, Kostenstelle und Monat eingelesen, um eine automatische Aggregation auf Sachkonten-, Kostenstellengruppen und Jahre zu ermöglichen. Weiterhin werden die für die einstufige Kostenumlage erforderlichen Verteilungsschlüssel als Prozentwerte erfasst, so dass die Kosten intern unmittelbar verrechnet werden können. Das Ergebnis – der Personalkostenplan nach Umlage – ist direkt in den Wirtschaftsplan integriert und wird den tagesaktuellen Ist-Daten aus MICOS konzept REVIO gegenüber gestellt.

Lebenshilfe Werkstätten e. V. Schmerlenbach Pflegesatzerlösplan

Der Erlös aus Pflegesätzen wird anhand der aktuellen Ist-Daten aus MICOS konzept BEVIA in hapec Planalytix pro Kostenstellen­gruppe und Leistungsartengruppe auf beliebigen Ebenen geplant. Er berechnet sich aus den geplanten Tagessätzen und den sog. geplanten abzurechnenden Volltagen. Mittels hapec Xstream werden durchschnittliche Tagessätze als Grundlage für die Plan-Tagessätze ermittelt. Diese lassen sich sowohl über prozentuale Veränderungen anpassen, als auch manuell überschreiben. Die Planung der abzurechnenden Volltage setzt sich aus Plan­werten der Anzahl zu betreuender Personen sowie deren Fehlzeitanteile zusammen. Basierend auf den in BEVIA gebuchten Daten des aktuellen Jahres werden per Hochrechnung für beide Größen Vorschlagswerte ermittelt.

Der produktive Einsatz dieses Planungssystems hat gezeigt, dass bereits die Vorschlagswerte der Pflegesatzerlöse, die aktuelle Erlössituation deutlich besser für das Planjahr widerspiegeln, als lediglich Salden fortzuschreiben. Für die finalen Plan-Pflege­satzerlöse finden zusätzlich die für das kommende Jahr zu erwartende Entwicklung der Tagessätze, Betreutenzahlen und Fehlzeitanteile Berücksichtigung, indem diese Größen manuell angepasst werden. In einem Soll-Ist-Vergleich werden den geplanten Erlösen die tagesaktuellen Ist-Daten aus MICOS konzept BEVIA gegenübergestellt. Die Planung dieses Teil­bereiches wird zusammen mit anderen Detailplänen in dem sog. Gesamtplan zusammengeführt und in einem Soll-Ist-Vergleich gegenüber gestellt. Im Betriebsabrechnungsbogen (BAB) werden schließlich die Ergebnisse aller Detailpläne pro Kostenstelle bzw. Kostenstellengruppe übersichtlich dargelegt.

Lebenshilfe Werkstätten e. V. Schmerlenbach Produktionserlösplan

Um den Aufwand für die Planung der Produktionserlöse so gering wie möglich zu halten, werden in hapec Planalytix die aktuellen Ist-Daten aus der Produktion zu Rate gezogen. Basierend auf den aus MICOS konzept KOLOGIO ausgelesenen Erlösen werden Durchschnittswerte für die noch offenen Monate des aktuellen Jahres berechnet und als Plan-Vorschlag in das Folgejahr übernommen. Bei Bedarf lassen sich die Werte jedoch auch (auf jeder beliebigen Aggregationsebene) manuell anpassen.

Als Besonderheit dieses Planungsmodells lassen sich die Kunden anhand der Erlöse der vergangenen 12 Monate klassifizieren. Die Top-5-Kunden des jeweiligen Produktionsstandortes werden separat betrachtet, alle anderen unter „Sonstige Kunden“ zusammengefasst und entsprechend als Summe geplant. Anschließend werden die Plan-Erlöse wieder auf die einzelnen Kunden verteilt. Entgegen dieses Top-5-Ansatzes ließe sich jedoch auch jeder Kunde separat betrachten.

Täglich aktuell werden die ermittelten Planzahlen des Produktionserlöses den tatsächlichen Ist-Daten aus KOLOGIO gegenübergestellt. Die Planung dieses Teilbereiches wird zusammen mit anderen Detailplänen in dem sogenannten Gesamtplan zusammengeführt und in einem Soll-Ist-Vergleich den Werten aus MICOS konzept REVIO gegenüber gestellt. Im Betriebsabrechnungsbogen (BAB) werden schließlich die Ergebnisse aller Detailpläne pro Kostenstelle bzw. Kostenstellengruppe übersichtlich dargelegt.

Paritätische Lebenshilfe Schaumburg-Weserbergland GmbH Planung und Berichtswesen

MICOS konzept

Non-Profit

MICOS

Wirtschaftsplanung und bereichsübergreifendes Berichtswesen auf Basis der Finanzbuchhaltung, der Kostenrechnung, der Leistungsabrechnung und der Lohnbuchhaltung. Vor allem die Abbildung von bereichsübergreifenen Steuerungskennzahlen und Quoten steht im Mittelpunkt der webbasierten Auswertungslandschaft.

«Mit der hapec-Plattform haben wir den Geschäftsbereichsleitungen ein modernes Management-Informationssystem an die Hand gegeben, mit dem diese schnell die wirtschaftliche Situation ihrer Einrichtungen erkennen können und dadurch konsequent auf Abweichungen reagieren.»

Nils Hartwig
Projektleiter, Controlling

 

Saarländischer Schwesternverband e.V. Controlling, Finanz- und Rechnungswesen

MICOS konzept

Gesundheitswesen, Non-Profit

MICOS

«hapec bietet uns die Möglichkeit, Daten aus den vierschiedensten Unternehmensbereichen zusammen zu führen und damit in der hapec CPM Platform (IBM Cognos 10) aussagekräftige Auswertungen zu erstellen. Es ist uns damit gelungen, ein Management-Informationssystem zu entwickeln, das einen schnellen und einfachen Zugriff auf alle wichtigen Auswertungen ermöglicht.»

Sandra Baus,
Projektleiterin, Buchhaltung

 

Westeifel Werke GmbH Controlling

MICOS konzept

Non-Profit

MICOS

hapec_successstory_wew_121208.pdf

«Mit den Werkzeugen der hapec CPM Platform können unsere Mitarbeiter bei den Westeifel Werken klare und eindeutige Aussagen treffen – sowohl innerhalb des Unternehmens als auch gegenüber unseren Kunden. Die Lösungen liefern zuverlässige Daten und machen unsere Arbeit transparent. Entscheidungen treffen wir nicht aus dem Bauch heraus, sondern auf Basis fundierter Informationen.»

Sascha Bäcker
Leiter IT